Office 365 活用ガイド

Office 365 の活用方法を公開しています。You can change your language use the language button.

部門サイト担当者必読!SharePointでよく使う3機能の概要と用途

f:id:om3104:20161024130240p:plain

こんにちは、Office 365 管理者の大畑です。

今回は、社内の部門サイト担当者向けに既存の部門サイトをOffice 365 のSharePointへ移行する際に、SharePoint でよく使う3機能の概要と用途をご紹介します。

 SharePoint でよく使う3機能の概要と用途

SharePointを社内の部門サイトとして活用する場合、以下の3つの機能がよく使われます。

  • カスタム リスト
  • ドキュメント ライブラリ
  • Wiki ページ

各機能の概要と用途をご紹介します。

カスタム リスト 

f:id:om3104:20161030043634p:plain

カスタム リストは、エクセル表のようなものです。以下の用途などで利用します。

  • お知らせ掲載
  • リンク集
  • 問合せ先一覧
  • 担当者、内線番号一覧 
  • HTMLのテーブルタグで作られた一覧表

カスタム リストには、主に列、行、ビューの3要素があります。
列と行は、エクセルと同じように情報を登録するための入れ物です。カスタム リストを作った直後は、タイトル列ぐらいしかありませんので、必要に応じて列を追加します。例えば、カスタム リストをお知らせ掲載として使う場合は、

  • 「発信日」列(列種類:日付と時刻)
  • 「発信者」列(列種類:1行テキスト)
  • 「本文」列(列種類:複数行テキスト)

などを追加します。列の種類は他にもあります。
お知らせの登録を「新しいアイテム」または「新規」から行うと、カスタム リストへ情報が1行追加されます。

ビュー」というのは、登録した情報をどう表示させるかを設定できる便利な表示設定です。ビュー毎に、表示する列やフィルター条件、並び替え条件などを設定できます。
ビューを使うことで例えば、特定の列は管理職や一部の担当者だけが見られるようにもできます。(一般従業員向けビューと、管理者・担当者向けビューの2つを作り、表示条件とアクセス権限を設定する。具体的な手順は別投稿で紹介します)

また、標準機能でお知らせ掲載用の「お知らせアプリ」やリンク集用の「リンク アプリ」といった、カスタム リストをすぐに使える状態にテンプレート化されたものがありますので、それを使うのも手軽で簡単です。(各アプリについても、別投稿でご紹介します)

ドキュメント ライブラリ

f:id:om3104:20161024181449p:plain

ドキュメント ライブラリは、共有フォルダーをブラウザーから利用する感じです。以下の用途などで利用します。

  • 共有ファイルの保存場所
  • お知らせ履歴ページ(お知らせ内容がPDFファイル中心なら)
  • 各種規程集、規約集、申請書集の一覧ページ

ドキュメント ライブラリは、共有フォルダーと同じ使い勝手とまではいきませんが、ファイルの一覧表示、ファイルアップロード/ダウンロード、移動/削除など一通りの機能が揃っています。

例えば、お知らせ内容の発信方法がPDFファイルの場合は、ドキュメント ライブラリへそのファイルをアップロードするだけで、ドキュメント ライブラリのファイル一覧が、そのままお知らせ履歴ページになります。(ファイル名を「2016-10-01_○○のお知らせ」のようにして並び順を整えます)

ドキュメント ライブラリにアップロードしたファイルがOffice系ファイルであれば、ダウンロードせずにブラウザー上で編集できます。

 Wikiページ (Webページ)

f:id:om3104:20161024181515p:plain

Wikiページは、Webページをワードファイルのように編集でき、上部のリボンメニューから文字のスタイル、大きさななどの変更や、画像、リンクの挿入などができます。以下の用途などで利用します。

  • 部門サイト トップページ
  • HTMLページの代替
  • カスタム リストやドキュメント ライブラリとの組み合わせ

お知らせ掲載などはWikiページ機能でも実現できますが、カスタム リストとWikiページの使い分けとして、同じ項目を継続して登録するような情報は、カスタム リストを利用した方が運用が楽です。
なぜなら、お知らせを1件登録する際、カスタム リストの場合は、リストへ1行追加するだけで管理対象は増えません。しかし、Wikiページの場合は、お知らせごとにページを新規作成しますので、管理する対象(ページ)が増えることになります。

Wikiページの利点は、レイアウトに自由度があることです。そのため、カスタム リストやドキュメント ライブラリでは実現できない表示にしたい場合などに、利用するのが適しています。 

--------------------------------

SharePointには機能がたくさんありますが、部門サイト担当者の方は、まずこの3つの機能をいろいろ使ってみてください。SharePointのいいところは、簡単に使い始められる点です。

そして、この投稿が初ブログ投稿だったりします。(汗)今後、SharePointをはじめOffice 365 の各機能を「どう活用するか」という視点で情報発信をしていきたいので、どうぞ末永くよろしくお願いいたします。

広告を非表示にする